内定通知書は、採用活動において欠かせない重要な文書です。しかし、正式な形式や必要事項が多く、作成することが難しい場合もあります。本記事では、内定通知書の作成方法やポイントについて詳しく解説します。採用通知や証明書に関するテンプレートや文例を用いた書き方をまとめてご紹介します。
内定通知書および採用通知書は、企業から候補者へ内定または採用を伝えるための公式の文書です。これらは企業の名前と候補者の名前、職位、開始日、給与などの重要な詳細を含むべきです。
それぞれの企業は、その形式や内容、記載方法について独自のポリシーを持っており、これらの文書はその企業のプロフェッショナリズムやコミュニケーションスタイルを反映することがしばしばあります。
文書の内容をどのように記載すればよいか、または何を含めるべきかに迷ったときには、テンプレートを利用することが推奨されます。テンプレートは、必要な情報が適切に含まれていることを確認し、文書の構成やフォーマットに一貫性を持たせるための便利なツールです。
この記事では、個々の企業のニーズに合わせてカスタマイズ可能な内定通知書および採用通知書のテンプレートが提供されています。また、内定通知書に記載すべき基本的な項目についても解説しています。これにより、企業は適切な内容を提供し、新たに採用した従業員との関係を良好に始めることができます。
内定通知書の書き方
内定通知書の必要項目 内定通知書には必ず記載が必要な項目があります。その中でも、以下の項目は必ず記載しましょう。
・会社名、所在地、代表者名 ・内定者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス ・内定者の採用条件（就業開始日、給与、労働時間など） ・内定者に対する挨拶 ・内定者が行うべき手続きの案内
内定通知書の書き方の基本 内定通知書の書き方にはいくつかの基本があります。その中でも、以下の点に注意しましょう。
・明確かつわかりやすい言葉を使う ・相手にとって都合の良い書き方をする ・正式な言葉遣いを心がける ・手書きよりもパソコンで作成する
内定通知書の注意点 内定通知書を作成する際には、以下の点にも注意しましょう。
・タイムリーに送付する ・送付方法にも注意する ・内定者に対する敬意を忘れずに ・書き間違いや誤字脱字に注意する
自社オリジナルの内定通知書の作成方法 自社オリジナルの内定通知書を作成する際には、以下の点にも注力しましょう。
・自社のポリシーやアピールポイントを反映する ・内定者に伝えたい情報を盛り込む ・他社との差別化を図る
以上のように、内定通知書を作成する際には、必要な項目を確認し、基本的な書き方や注意点を把握することが大切です。また、自社オリジナルの内定通知書を作成する際には、他社との差別化やアピールポイントの反映にも注力しましょう。
記事作成時には、読者にわかりやすく丁寧な文章を心がけ、内定者や応募者にとって役立つ情報を提供することが重要です。また、記事内容一致率が30%以下になるように注意し、自社オリジナルの記事を作成することが大切です。
無料おすすめテンプレート
以下の表を参考に項目をチェックしながらテンプレートをご利用ください。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 日付 | 内定通知書の発送年月日を和暦で記載します。一般的にはビジネス文書と同様に右端に記入します。 |
| 企業名と代表取締役の氏名 | 日付の下に右寄せで差出人を記載します。通常、企業名と代表取締役の役職・氏名を記載しますが、代わりに人事部や採用担当者の氏名を記入することもあります。 |
| 応募に対するお礼 | タイトル（内定通知書）の下に応募に対するお礼を記述します。「ご応募賜り（いただき）誠にありがとうございます」などの表現が一般的です。 |
| 採用内定の通知 | 応募に対するお礼の後に、採用内定の旨を記述します。「慎重な選考の結果、○○さまの採用を内定いたしました」などの表現が一般的です。 |
| 入社年月日 | 確実に情報を伝えたい場合は、別記として入社年月日を記述します。入社予定日が未定の場合は、「入社予定日につきましては、後日ご連絡差し上げます」などと記載します。 |
| 同封する書類の案内 | 内定通知書に入社承諾書や入社誓約書、労働条件通知書、身元保証書など、入社に必要な書類を同封する場合、それらの書類について別記にて案内します。 |
| 入社までに提出が必要な書類の案内 | 入社までに提出が必要な書類（入社承諾書や入社誓約書、身元保証書等）の返信期日も記載します。期日を必着とする場合、「必着」と記載します。 |
| 内定取り消し事由 | 内定者とのトラブルを避けるため、内定取り消しとなる可能性がある状況・状態を事前に通知します。例えば、「内定者が提出した書類に虚偽の内容があった場合」、「暴力的事件への関与や犯罪が発覚した場合」などを明示します。 |
| 担当者の連絡先 | 内定通知書の最下部に、担当者の連絡先を右寄せで記載します。担当部署、担当者名、電話番号、メールアドレスを記載します。 |
厚生労働省の労働条件通知書の要約は以下です。こちらも参考にしてください。
- 労働条件通知書は、労働者の労働条件を明示するために作成されます。
- 通知書には、事業場の名称・所在地、使用者職氏名、契約期間（期間の定めありの場合は開始日と終了日）、契約の更新の有無と判断基準などが記載されます。
- 特定の条件がある場合、有期雇用特別措置法による特例の対象者（高度専門）については、無期転換申込権の発生しない期間が定められます。
- 就業の場所や従事する業務の内容、始業・終業時刻、休憩時間、所定時間外労働の有無など、具体的な労働条件が記載されます。
- 休日や休暇についても記載されます。年次有給休暇や時間単位年休、代替休暇などが含まれます。
- 賃金に関しては、基本賃金や諸手当の額、所定時間外労働や休日労働、深夜労働に対する割増賃金率などが明示されます。
- 退職に関する事項やその他の規定（社会保険の加入状況、雇用保険の適用、相談窓口など）も含まれます。
- 最後に、労働条件通知書の作成要領が示され、具体的な記入方法についての説明があります。
内定通知書テンプレート『採用or不採用』（ワード・ページズ）
採用内定通知書とは、企業から正式に内定が決まった際に応募者へ渡される重要な書類です。採用内定通知書には、「応募者を採用する旨」、また「いつから採用するのか」「雇用にあたっての条件」などが記載されます。 内定通知書を受け取った応募者は同封されている「入社承諾書」を返送することで会社との雇用関係が成立します。
採用通知書テンプレート『採用内定』（ワード・ページズ）
ここでテンプレートを効果的に使うための提案をいくつか記載します
- 明確なコミュニケーション: 通知書の目的と内容を明確に伝えるようにしましょう。「応募者を採用する旨」、「いつから採用するのか」、「雇用にあたっての条件」などの重要な情報が明確でなければなりません。不明瞭な表現や専門用語は避け、可能な限りシンプルな言葉を用いましょう。
- プロフェッショナリズム: テンプレートはプロフェッショナルな文体で書く必要があります。形式、語彙、語順などが適切であることを確認しましょう。
- 個別化: テンプレートはあくまで基本的なガイドラインであるため、それぞれの応募者に合わせてカスタマイズすることが重要です。応募者の名前や、面接や評価で特に印象的だった事項などを具体的に記述しましょう。
- 法的要件の理解: 法的な要件を理解し、それに基づいてテンプレートを作成することが重要です。例えば、「入社承諾書」の提出が必須であること、内定取り消しには法的な基準が存在することなど、知っておくべき事項があります。
- レビューと更新: テンプレートを定期的にレビューし、必要に応じて更新しましょう。これにより、テンプレートが常に最新で適切な情報を反映することができます。
採用証明書テンプレート（ワード・ページズ）シンプル
採用証明書テンプレート シンプル（ワード,ページズ,Word,Pages)です。
採用証明書テンプレート（ワード・ページズ）ベーシック
文例テンプレートお断り『不採用』（ワード・ページズ）
応募された方への不採用通知ですので、通知は学校宛てに送ります。 今後の学校との関係を考え、また応募者自身が今後お客様あるいは取引先として付き合う可能性もあるため、丁寧な対応を心がけます。 また、不合格、不採用といった表現でなく、期待に沿えない結果など表現を工夫しましょう。なお、応募書類（履歴書など）は原則返却します。
- 尊重と敬意を持つ: 不採用の通知は、受け取る側にとって辛い結果となることが多いです。そのため、学校や応募者への敬意を示すような表現を選び、また感情を尊重するように配慮しましょう。
- 正確な理由を提供する: 不採用の理由を明確に伝えることで、応募者が自分の強みや弱点を理解し、次回への挑戦につなげることができます。しかし、この情報は非常にデリケートなため、可能な限り丁寧に表現しましょう。
- フィードバックを提供する: これは必須ではありませんが、応募者に対する具体的なフィードバックを提供することで、彼らのスキルや経験を向上させるための貴重な機会となります。
- 感謝の意を示す: 応募者が時間と労力を使って企業への応募を行ったことを尊重し、感謝の意を示すことが重要です。
- 未来の可能性を示す: 今回の応募が採用に繋がらなかったとしても、応募者との将来的な関係性を保つことが有益であることを強調しましょう。
よくある質問
Q どのような情報を「採用通知書」や「内定通知書」に記載すべきですか？
A 「採用通知書」および「内定通知書」には、以下の基本的な情報を含めるべきです：
- 企業名と代表者の名前
- 応募者の名前
- 採用または内定の旨
- 入社予定日（可能であれば）
- その他の特定の条件や手順（必要な場合）
- 連絡先
Q もし応募者が「内定通知書」の受領を辞退した場合、どのように対応すべきですか？
A 内定通知書の受領を辞退された場合、その応募者はあなたの会社への入社を望んでいないことを示しています。ここで重要なのは、敬意をもってその決定を尊重することです。具体的には、その応募者へ感謝の意を表し、将来的に再度応募することを歓迎する旨を伝えると良いでしょう。
まとめ
内定通知書の作成には、必要な項目や基本的な書き方、注意点などがあります。また、自社オリジナルの内定通知書を作成する際には、他社との差別化やアピールポイントの反映にも注力することが大切です。
- 必要な項目: 通知書の発送日、企業名と代表取締役の名前、応募者への感謝の意、内定の通知、入社年月日、同封書類の案内、提出が必要な書類の案内、内定取り消し事由、担当者の連絡先などが必要です。
- 基本的な書き方: 礼儀正しく、敬意をもって記述します。また、情報は明確で簡潔に記載し、文言は一貫性を保つようにします。
- 注意点: 必要な情報が全て含まれていることを確認し、法的な問題を避けるために、特に内定取り消しに関する項目は詳細に記述します。また、個々の応募者に対して個別に書かれたものであることを示すために、可能な限りパーソナライズします。
- 差別化とアピールポイントの反映: 自社のブランドや文化を反映させ、他社との差別化を図ります。また、企業のアピールポイントや応募者が期待できるキャリアパス等も盛り込むと良いでしょう。
これらのポイントを活用して、自社独自の内定通知書を作成し、求職者に対する印象を高め、彼らが入社を決定する一助とすることが重要です。本記事を参考にして、自社の内定通知書の作成に役立てていただければ幸いです。
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