詫び状は、相手方に対して自分や自分の組織が行ったミスや迷惑な行動について謝罪する文章です。商品の不備や支払いの遅延など原因は様々ですが相手に深く謝罪する気持ちを伝えることが大切です。書く際には、以下のような構成で書くとよいでしょう。目的は相手に許してもらい良い関係を保つことなので誠実に早く作成し謝罪が遅くならないように心がけましょう。また、必ず相手との関係を修復したいという意識が重要です。
- 自己紹介をする。
- 謝罪の意を伝える。
- 原因を述べる。
- 解決策を述べる。
- 謝罪を深める。
例:
「平素は格別のご配慮をいただきありがとうございます。 私どもが（日付）に行った（〜〜）で、お客様にご迷惑をおかけしてしまい、大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 原因は、私どもの（〜〜の原因）によるものでした。これを受け、今後は（解決策）を行うことで、このような事態を防止するよう心がけます。 お客様には、ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。」
詫び状で謝罪の意を伝える方法
詫び状で謝罪の意を伝える方法として、以下のような表現を使うことができます。
- 「お客様には、多大なるご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。」
- 「お客様に多大なるご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。」
- 「お客様には、ご迷惑をおかけしてしまい、謝罪の意をお伝えします。」
また、詫び状では、「申し訳ありません」「お詫び申し上げます」といった謝罪を表す表現を使うこと大切です。謝罪の気持ちを伝えるためにも、このような表現を使うとよいでしょう。
原因を述べる方法
詫び状では、自分や自分の組織が行ったミスや迷惑な行動の原因を述べることが重要です。原因を述べる際には、以下のような表現を使うことがよいでしょう。
- 「原因は、私どもの（原因）によるものでした。」
- 「その理由は、（原因）でした。」
- 「起こったことを引き起こしたのは、（原因）でした。」
ただし、詫び状では、原因を述べるだけでなく、解決策を述べることも重要です。解決策を述べることで、相手方が再度同じような迷惑を受けないようにすることができます。
解決策を述べる方法
詫び状では、自分や自分の組織が行ったミスや迷惑な行動の解決策を述べることが重要です。解決策を述べる際には、以下のような表現を使うことがよいでしょう。
- 「これを受け、今後は（解決策）を行うことで、このような事態を防止するよう心がけます。」
- 「そのため、（解決策）を行うことで、同様のことが再度起きないようにするべく努めます。」
- 「そのため、今後は（解決策）を徹底することで、このようなことが再度起きないよう心がけます。」
また、解決策を述べる際には、具体的な対策を提示することで、信頼を回復しやすいでしょう。例えば、原因が人的ミスだった場合は、トレーニングやプロセスの改善などを提案するとよいでしょう。
謝罪を深める方法
詫び状では、謝罪を深めることで、相手方に対する信頼を回復しやすいでしょう。謝罪を深める方法として、以下のような表現を使うことがよいでしょう。
- 「このようなご迷惑をおかけしてしまったことを、心よりおわび申し上げます。」
- 「深くお詫び申し上げます。」
- 「お客様には、心よりお詫び申し上げます。」
- 「大変ご迷惑をおかけしてしまい、お詫び申し上げます。」
また、謝罪を深めるためにも、解決策を提示したり、対策を講じることを約束するなど、具体的な対応を示すことで信頼を回復しやすいでしょう。
詫び状の無料テンプレート一覧
▼お詫び状テンプレート『商品不良』（ワード・ページズ）
▼お詫び状テンプレート_送付間違い（ワード・ページズ）
▼詫び状テンプレート＿謝罪、支払い遅延（ワード・ページズ）
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▼顛末書テンプレート Word (社外提出) 納品ミス
まとめ
詫び状では、改めて自己紹介をすることから始めて、謝罪の意を伝え、原因を述べ、解決策を述べ、最後に謝罪を深めるような構成にするとよいでしょう。文章を作る際には、自分や自分の組織が行ったミスや迷惑な行動を具体的に述べ、謝罪の気持ちを伝えるためにも、適切な表現を使うことが大切です。また、上司がいる場合は作成した文章を確認してもらい他の人の意見を取り入れることも大切です。その際に不適切な表現があるとさらに相手との関係が悪くなってしまうことがあるので十分に注意をしましょう。必ず相手に許してもらいうまく行くように心を込めて作成することが一番重要です。
