「上司に報告書を提出しろと言われたけど、書き方がわからない」
「報告書を書くときはですます調（敬体）？それともである調（常体）？」
といった疑問にお答えします。
報告書の書き方や記載する内容は、会社ごとに定められていることが多いので、基本的にはそれに沿って書けばよいです。しかし、会社によっては報告書の書き方が定められていないことや、新たにひな形を用意しなければならない立場になってしまうこともあります。
そういった方のために便利な無料テンプレートも用意してありますので、ダウンロードしてご活用ください。
報告書とは？
仕事は一般的に上司の指示・命令によって行いますので、途中経過や結果を上司に報告する必要があります。
報告は口頭で行うこともありますが、それを文書で行うのが報告書です。
報告は仕事が終わった時だけでなく、様々な場面で行われるのが一般的です。
定期的な報告であれば、日報・週報・月報などがあり、仕事の途中経過を報告する中間報告書もあります。
出張に行った際には出張報告書。研修を受けた際には検収報告書。その他事故報告書、調査報告書、終了報告書などがあります。
代表的な報告書の書き方を紹介します。
- 定期報告（日報、週報、月報）
- 出張報告書
- 研修会・講習会報告書
定期報告（日報、週報、月報）
定期報告のために作られる報告書には日報、週報、月報などがあります。
会社によってフォーマットが決められていることが多いのですが、ない場合はテンプレートをダウンロードして活用するなどして、報告の項目や視点を統一する事をお勧めします。
そうすることで、書く側としても効率よく書くことができますし、報告漏れを防ぐことができます。
また、読む側としても内容の把握や比較がしやすくなります。
日報
日報の目的は、毎日の行動（業務内容）を上司に報告することです。
提出された日報を読むことで、上司は部下の行動を把握することができるため、より的確なアドバイスや指示を出せるようになります。
また問題点の早期発見によるミスや不祥事の防止、計画の軌道修正などに利用できます。
日報を書くという行為は、書く側にとっても自己点検による仕事の見直しに役立てることができます。
一般的な日報の種類と内容は次のようになります。
- 営業日報：訪問先、訪問目的、面談者、面談内容、実績など
- 業務日報：業務内容、仕事の進み具合、成果、問題点、改善点、所要時間など
- 作業日報：作業量、仕事の進み具合、問題点、改善点、不良品の数、原因、対策など
日報は業務終了後に書いてその日のうちに提出するのが基本です。
フォーマットが決まっている時はそれに従って書きますが、そうでないときは毎回同じ小見出しを同じ順序で使って連続性に配慮すると良いです。
週報・月報
週報・月報の目的は、業務内容を週単位、月単位で捉え、その流れや実績、成果（目標達成率）、仕事の進み具合などを具体的に記述して上司に報告することです。
上司は、業務の実績状況を把握すると同時に、問題点や課題を早期に把握して的確な指示を的確に出せるようになります。
また、週報・月報には活動記録を残すという役割もあります。
月報は対前年同月比など、過去の実績と比較できるように書くと、現在の状況を明確にすることができます。
そうすることで、業務の効率化に向けた自己管理もしやすくなります。
週報・月報は一般に次のような内容を記載します。
- 1週間・1か月の行動パターン
- 当該週・月の概況、業務の流れ、仕事の進み具合
- 業務内容と所要時間
- 成果、問題点・課題とその対策
- 目標と実績、達成率、未達の場合の原因・理由、リカバリー方法
- 今週または今月の特記事項
- 来週または来月の予定・目標、今後の計画
週報、月報の文章は、ダラダラと書くのではなく、簡潔にまとめます。
費やした工数、コストのように数値で把握できるものは、具体的なデータで報告し、数値目標があるものは、その目標との比較で示すようにします。
漠然とした表現は避け、結果がはっきりわかるように書きます。
また悪い知らせも隠さないで正確に記述して、必要に応じて上司に支援を求めます。
フォーマットが決まっている時はそれに従った書き方をします。
フォーマットが特に決まっていないときは、毎回同じ小見出しを同じ順序で使い連続性に配慮します。
出張報告書
出張報告書の目的は、出張先での活動内容と成果の報告です。
特別な目的を負った出張や長期出張の場合などに提出します。
出張報告書は次のような内容になります。
- 出張の目的
- 出張期間、訪問先、工程、時間、同行者
- 出張目的の達成度、成果の詳細、問題点
- 出張期間中の行動、経過、出張先の状況、結果
- 所感
- 添付資料
- 経費の精算
出張報告書は、実施内容や経過をダラダラと報告するのではなく、簡潔にまとめます。
フォーマットが決まっている時はそれに従います。
研修会・講習会報告書
研修会・講習会報告書の目的は、上司や関係者への報告と同時に、受講内容を整理しておき、今後の業務に役立てることにあります。
不参加者に情報を伝えるという役割もあります。
研修会・講習会報告書の内容は、次のようになります。
- 受講テーマ
- 日時・場所・主催者
- 参加者・講師
- 参加目的
- 受講内容
- 所感
- 成果
- 仕事への反映（仕事の問題点、改善点）
- 自部門での活用
研修会・講習会報告書は、研修を受けていない人にも内容が理解できるように注意しながら書くようにしましょう。
報告書を作成するための4つのポイント
報告書の文章は以下の4つのポイントを意識して書くようにすると、わかりやすくなります。
基本的にはどの報告書でも共通です。
- 順序立てて説明する
- 具体的に詳しく書く
- 正確に書く
- 簡潔で読みやすい表現をする
順序立てて説明する
報告書全体の順番としては、上から標題（表題）、概要、詳細の順番に書いていきます。
標題（表題）は概要の要約。概要は詳細（記書き）の要約になっており、下に行くほど詳細がわかるようになっています。
文書の順番としてはこの順番ですが、実際に書き始めるときは詳細から書き始めるとスムーズです。
詳細は結論など大切なことから書きます。
報告書を読むのは、自分よりも上席の方の場合が多いため、時間を取らせないための配慮です。
概論・結論の後はそれを支える論拠、詳細な説明と続いていきます。
具体的に詳しく書く
報告書には過不足なく情報を記載する必要があります。
漏れなくダブりなく情報を記載するための考え方としてMECE（ミーシー）や5W1Hというフレームワークが便利です。
5W1HはWhen（いつ）、 Where（どこで）、 Who（誰が）、 What（何を）、 Why（なぜ）、 How（どのように）の6つの要素で構成されています。5W1Hを意識して文書を作成することで、漏れなくダブりなく情報を記載することができるようになります。
日時や金額などの数字はできるだけ具体的なものを示すようにするとわかりやすくなります。
正確に書く
社内向けの報告書は、上司が状況を把握し的確な指示や修正を出すために必要な書類です。
場合によっては報告書を元に経営判断が下されることもありますので、報告書に記載する内容は正確なものである必要があります。
事実と意見（私見）が混同していると、誤解が生じてしまう可能性があるため、事実だけを書く必要があります。
数字は1桁違うだけで全く違うものになってしまうため、特に注意が必要です。
簡潔で読みやすい表現をする
まず前提として、一つのテーマで一つの報告書とします。
二つ以上のテーマが一つの報告書に混在すると、結論が見えずわかりにくくなってしまうからです。
本文は箇条書きを上手く取り入れることで要点が整理され、わかりやすくなります。
図や表を取り入れられる場合は、積極的に使いましょう。
文末は「である調」を基本とし、箇条書き部分では「である調」もしくは体言止めを使います。
すぐに使えて便利な報告書テンプレートの紹介
報告書のフォーマットは会社によって既に決められていることも多いと思いますが、そうでない場合もあります。
「会社で決められた形はないけど、決まった形で日報を作るようにしたい」
「部下に書かせる報告書のテンプレートを作らないといけない」
という場合は、無料でダウンロードすることができるこちらのテンプレートを使うと便利です。
報告書テンプレート「作業完了報告書」（エクセル・ナンバーズ）
設置や修理など、お客様を訪問して作業したのちに記入する報告書です。
経緯報告書テンプレート『顛末書・謝罪・お詫び・社内/社外』
顛末書はトラブルなどが発生した場合に、事の原因から解決に至るまでを客観的に伝えることを目的とした文書です。
これで完結！事業報告書テンプレート（ワード・ページズ）
事業報告書とは、会社法で作成が義務付けられている文書です。
事業年度ごとの事業概況や財務状況などを取りまとめます。
業務報告書『プロジェクト用』テンプレート（ワード・ページズ）
プロジェクトの中間報告用のテンプレートです。ワード、ページズで開くことができます。
出張報告書 テンプレート（ワード・ページズ）
ワード、ページズで開くことができる出張報告書です。
エクセル用は別にあります。
監査報告書テンプレート（ワード・ページズ）
機関設計が取締役会、監査役の会社の場合のテンプレートです。
作業完了報告書の無料テンプレート素材（ワード）
お客様の元に赴き、修理などの作業を行った後に提出する報告書です。
作業完了報告書の無料素材テンプレート(ワード)
お客様の元に赴き、修理などの作業を行った後に提出する報告書です。
研修報告書の無料テンプレート素材（エクセル）
エクセルで使用できる研修報告書です。
実験結果報告書の無料素材テンプレート(エクセル)
簡易的な実験結果報告書です。エクセルで使用することができます。
活動報告書の無料テンプレート素材（エクセル）
一日ごとの活動内容を記入できます。
経緯表の無料テンプレート素材（エクセル）
事故などのトラブルの詳細をまとめ報告するためのテンプレートです。
出張報告書の無料テンプレート素材（エクセル）
エクセルで開くことができる出張報告書です。
業務週報の無料テンプレート素材（エクセル）
エクセルで使用することができる週報のテンプレートです。
まとめ
報告書に記載される内容は、会社によって決まっていることが多いので、それに従って書くことが多くなりますが、この記事で紹介した書き方をマスターしておくと、たとえ決められた書式がなくてもわかりやすい報告書を書くことができるようになります。
一から作るのは大変ですし、時間がない場合もあります。
そういう時は無料で使えるテンプレートをダウンロードすることで時短にもつながりますので、ぜひ活用してください。
ダウンロードページはこちら
