会社における顛末書は、仕事上のミスやトラブルが発生した際に、その経緯や解決策を説明するために用いられます。以下のような手順で書いていくと上司や相手にとって分かりやすい顛末書となりますので参考にしてください。
顛末書の書き方
- 序論: 事態の発生日時や発覚日時を明確に記載し、事態の説明をする。
- 事態の説明: どのように発生したか、どのような状況で発覚したかを詳細に説明します。
- 対応策: 事態を収束させるためにどのような対応をしたかを説明します。 また、なぜその策を選んだのかを簡潔に述べる。
- 結果: 対応策がどの程度効果を上げたかを述べる。
- 改善提案: 今後同様のトラブルが発生しないように、何ができるかを提案する。
- 謝罪: 自己の責任を認めると共に、謝罪を述べる。
- 署名、日付： 顛末書を書いた者の署名を記載し、日付を記載する。
顛末書の書き方は会社によって多少異なりますが、上記の構成を基本に、それに加えて必要な情報を加えることで、適切な顛末書を書くことができます。
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社内用と社外用で分けておりますが必要項目をカスタマイズしてご自由にお使いください。書き方や構成は上記を参考しにていただき、相手に原因と解決かくがわかるように書くことを意識すると良いでしょう。
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まとめ
本記事では、発生したトラブルやミスの事態について説明し、それに対する対応策、その結果、改善提案、謝罪、について解説しました。今後も同様のトラブルを防ぐために、提案した改善策を講じることで、今後の対策を強化することが重要です。
