会議の円滑な進行と結果の共有に欠かせないもの、それが議事録です。これをうまくまとめることで、情報を整理し、必要なときにスムーズにアクセスすることが可能になります。本記事では、ExcelとWordを使用した議事録の作成方法を説明します。また、無料でダウンロード可能なテンプレートもご紹介します。
議事録とは
議事録は、会議の進行や議論の内容を整理・記録し、後から見返すことができるようにした文書のことを指します。また、議事録は会議に参加できなかった人への情報共有の手段としても活用されます。各自がメモした内容をまとめたものではなく、会議の内容を公式に記録するものです。したがって、そのフォーマットは一貫性を保つことが求められます。基本的な議事録のフォーマットには以下のような項目が必要です。
- 開催日時
- 参加者
- 議題
- 議論の概要
- 決定事項
- アクションアイテム（誰が何をいつまでに行うか）
議事録の記入例とサンプル
議事録の記入例として、以下にサンプルを示します。
[議事録サンプル]- 開催日時：2023年6月21日 10:00~11:30
- 参加者：田中、鈴木、佐藤
- 議題：新商品開発について
- 議論の概要：新商品の仕様、開発スケジュール、販売戦略について議論
- 決定事項：開発スケジュールを7月末までに調整、販売戦略は次回までに各自提案を準備
- アクションアイテム：田中（開発スケジュール調整、期限：6月28日）、鈴木・佐藤（販売戦略の提案準備、期限：次回会議）
議事録の目的と重要性
議事録の目的は、会議の内容を正確に記録し、共有することです。これにより、会議後のミスの防止や情報の整理、次回の会議に向けた準備を助けます。
議事録の書き方とコツ
議事録を効果的にまとめるためのコツを以下に示します。
- フォーマットを統一する：フォーマットを統一することで、情報を探しやすく、見やすくします。
- 目的を明確にする：会議の目的と結果を明確に書くことで、必要な行動を明確にすることができます。
- 不明点はその場で確認する：議論の内容が不明確な場合は、その場で確認します。後から確認すると、必要な情報が抜けてしまう可能性があります。
会議でのメモの取り方
議事録作成のためのメモは、会議の流れを的確に捉え、重要な点を見落とさないようにすることが重要です。以下のポイントを心がけましょう。
- 重要な決定事項を記録する
- アクションアイテム（誰が何をいつまでに行うか）を明記する
- 話し手の意図を理解し、メモに反映させる
AIを利用した議事録の作成プロンプト
最近ではChatGptを利用した議事録の作成も可能です。下記のプロンプト（指示書）を利用して作ってみてください。きっと驚くはずです。
- プロジェクト情報の収集と入力: プロジェクトの情報を入力してください。以下の情報が必要です：
- プロジェクト名
- 進行状況
- プロジェクトメンバー
- タスクと担当者
これらの情報を提供していただけると助かります。
- 議事録の入力と保存: プロジェクトの進行管理に必要な議事録の内容を入力してください。議事録は後のステップで使用しますので、適切な情報を提供してください。
- SWOT分析でプロジェクトを評価: 入力された議事録を基に、SWOT分析を実行してプロジェクトを評価します。
- 評価結果の詳細を書き出す: SWOT分析の結果に基づいて、評価結果の詳細を書き出します。これにより、プロジェクトの進行状況や課題、改善点などを可視化することができます。
議事録テンプレート
さらに簡単に議事録を作成するために、ExcelとWordのテンプレートを作成しました。基本的な項目がすべて揃っているので、自分の状況に合わせて編集するだけで議事録が完成します。
会議議事録テンプレート_シンプルな書き方でOK（ワード・ページズ）
議事録は、会議内容を記録するための書面で、会議日・会議室・出席者・議題・決定事項を記入します。作成後議事録（案）として会議出席者全員に回覧し、訂正があれば訂正をした上で議事録として確定をする手続きをとる会社もあります。
議事録テンプレート『監査役会,決算報告』（ワード・ページズ）
定時株主総会までの一般的な計算書類等の承認手続きの決算スケジュールにおいて、作成された計算書類及びその付属明細書、事業報告及びその付属明細書は監査（会計監査人、監査役）に提出され、内容について確認された後、会計監査報告が特定取締役へ通知されます。 本例文は作成された計算書類及びその付属明細書、事業報告及びその付属明細書の監査を行う監査役会の議事録のひな形です。
会議に使える議事録のテンプレート_オーソドックス（ワード・ページズ）
会議の内容を文字で記録したものを議事録といいます。 議事録は、会議出席者の備忘録、会議に出席していない者との情報共有、会議で決定した事項の明確化、証明、適正な手続を経て議決したことの証明などの目的で作成されます。 なお、会社法318条によって株主総会の議事録作成が、会社法369条によって取締役会の議事録作成が、地方自治法123条によって地方公共団体における議会の議事録作成が義務付けられています。 議事録には、会議の開催日時、開催場所、出席者と議事の内容が記載されます。 議事内容の記録形式には「録音または速記した話し言葉をほぼそのまま文字に書き起こす」スタイルと、会議の録音、メモ、記憶に基づいて、議事を整理の上、書き言葉を使っていずれのスタイルでも、議事録作成者が会議出席者の発言を正確に文章化できないおそれがあり、通常は議事録（案）として出席者の確認をとり、必要に応じて訂正の上、関係者の最終的な承認を得て完成版の議事録とします。
株主総会議事録テンプレート（ワード・ページズ）
株式会社の意志決定機関である株主総会で、どのような決議が行われたのか後日確認できるよう記録を作成することはとても重要です。 このため、会社法では、株主総会の内容について必ず「議事録」を作成することを義務付けています（会社法318条1項）。 また、株主総会議事録は10年間株式会社の本店に備え置き、株主および債権者に対して閲覧させ、謄写できるようしておく必要があります（会社法318条2項4項）。 また、株主総会議事録は、商業登記の添付書類として必要であり、裁判や税務調査等においても重要な記録となります。 なお、会社法（会社法318条 1項、会社法施行規則72条 3項各号）により、株主総会議事録には次の事項を記載することが定められています。 １．株主総会が開催された日時及び場所 ２．株主総会の議事の経過の要領及びその結果 ３．会社法の規定により株主総会で認められている各種意見陳述権に基づく意見や求められている報告事項の概要 ４．株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称 ５．株主総会の議長が存するときは、議長の氏名 ６．議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
おまけ：議事録用の音声認識ツール
最後に、議事録作成を助ける音声認識ツールをいくつか紹介します。
- Googleドキュメント：「ツール」メニューから「音声入力」を選択すると、マイクで話した内容が自動で文字起こしされます。
- GIJI：議事録作成に特化した音声認識ソフトで、自動で話者の識別や要約生成が可能です。
- COTOHA Meeting Assist：AIが会議をリアルタイムで文字起こし、その場で議事録を作成します。
- Smart書記：音声をリアルタイムにテキスト化し、話者ごとに区切って表示します。
- AmiVoice：音声認識技術を活用し、文字起こしを行うソフトウェアです。
まとめ
議事録は会議の成功を左右する重要なツールです。今回紹介したテンプレートやツールを活用し、効率的な議事録作成を実践してみてください。会議の運営がスムーズになり、結果的にプロジェクト全体の効率が向上することでしょう。
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